Complex bouwproject? Kies voor een tweefasen-aanpak

Wanneer een bouwproject een grote mate van complexiteit kent, waarbij de risico’s lastig in te schatten zijn, is een reguliere aanbesteding vaak geen bruikbare optie. Een tweefasen-contract is dan een beter alternatief. In dit artikel vertellen we je meer over deze aanpak, wanneer je het toepast en hoe je er in de praktijk invulling aan geeft.

Toenemende complexiteit
Projecten in bouw, infra en GWW worden steeds complexer en kennen meer risico’s en onzekerheden. We werken steeds meer in bestaand areaal waarvan we in veel gevallen niet exact weten wat de status is. Ook de omgeving van projecten wordt complexer, zowel fysiek, juridisch, maar ook wat betreft maatschappelijke context: mondigere burgers en strenge wettelijke (milieu) eisen. Zowel voor opdrachtgevers als opdrachtnemers zijn projecten hierdoor lastiger te overzien en in te schatten. Ook de beste oplossingsrichting is niet altijd meer vooraf te specificeren. Tegelijkertijd worden risico’s en verassingen steeds minder geaccepteerd.

Tweefasen-contracten
Om tegemoet te komen aan al deze ontwikkelingen en uitdagingen zien we het gebruik van de aanpak met tweefasen-contracten groeien. Het is een aanpak om een complex project beter voorspelbaar en beheersbaar te maken, doordat opdrachtgever en opdrachtnemer de precieze eisen en specificaties gezamenlijk uitwerken en pas daarna de prijs vast te stellen. Na deze eerste fase volgt het beslismoment om wel of niet door te gaan met de daadwerkelijke uitvoering: fase twee van het contract.

Wanneer nuttig?
Een tweefasen-contract is van waarde bij bouw- en infraprojecten waarbij het verloop vooraf niet goed is in te schatten, vanwege complexiteit, grote risico’s of veel onzekerheden. Opdrachtgever en opdrachtnemer bundelen in een vroeg stadium hun kennis en ervaring, werken gezamenlijk gericht verder aan onderzoek en ontwerp en bepalen pas de prijs als het project goed in te schatten is. Dit resulteert in risicoverdeling en biedt kansen voor innovatie.

Voordelen van deze aanpak
Het grote voordeel van deze aanpak is dat complexe projecten doorgang kunnen vinden met aanvaardbare risiconiveaus voor beide partijen, met uiteindelijk een hogere voorspelbaarheid. Daarnaast zijn er minder misverstanden en minder faalkosten door vroegtijdige onderlinge afstemming. Dit resulteert eveneens in een redelijke verdeling van risico’s en verantwoordelijkheden, het verbetert de maakbaarheid en haalbaarheid van het project en is er meer mogelijkheid om tijdig bij te sturen.

Ander manier van samenwerken
Een tweefasen-contract of aanpak vraagt een andere manier van samenwerken. Dat betreft niet alleen het richten en inrichten, zoals doelen stellen en organiseren van het werk (de harde kant van samenwerken). Ook vraagt een andere aanpak om ander gedrag passend bij andere verhoudingen (de zachte kant van samenwerken). Wat is effectief gedrag in zo’n samenwerkingsconstructie? En wat is minder helpend gedrag? Het is algemeen bekend dat ‘een goede samenwerkingsrelatie één van de succesfactoren is voor projectsucces, want projectenwerk is mensenwerk’. Investeren in de samenwerking, in gewenst gedrag en onderlinge relaties is in elk project of elke opgave essentieel. En als het om nieuw of ander gedrag gaat al helemaal, omdat gedragsverandering niet zo gemakkelijk is.

Toepassing in de praktijk: Oosterscheldekering
TwynstraGudde heeft Rijkswaterstaat begeleid het tweefasen-contract toe te passen bij de renovatie van de hydraulische installaties van de Oosterscheldekering. Dit project kent ook een hoge mate van complexiteit door strenge waterveiligheidseisen, het niet langer verkrijgbaar zijn van een groot deel van de componenten, de onmogelijkheid om in de praktijk te kunnen testen en ingewikkelde uitvoeringsplannen.

Zelf invulling aan geven
Wil je meer leren over het tweefasen-contract, wanneer je het toepast en hoe er in de praktijk invulling aan geeft? Wil je weten wat het betekent voor de samenwerking en welk gedrag effectief is in de nieuwe rollen voor opdrachtgevers en opdrachtnemers?

Volg dan onze eendaagse cursus Tweefasen-contracten onder leiding van Jeroen Moonen (partner Aanbesteden en contracteren) en Elske Schrijvers (principal adviseur Samenwerken in projecten) van TwynstraGudde. Graag delen zij hun expertise tijdens de cursus door eerst een theoretische basis te geven voor een succesvolle toepassing. Aan de hand van oefeningen en casuïstiek wordt de theorie praktisch toepasbaar. Tot slot zal een opdrachtnemer zijn ervaringen uit de praktijk delen.

Zoek je een verdere verdieping in het succesvol managen van complexe projecten? Volg dan ook de masterclass Management van complexe projecten, waarin je samen met experts en mede-cursisten in gesprek gaat over de complexiteit van projecten, een succesvolle aanpak en de lessons learned.